Introducción
Desde hace muchos años la competitividad se ha considerado como uno de los aspectos claves que determinan la posición de liderazgo de una compañía en el mercado en que desarrolla su giro de negocio. Muchos aspectos son necesarios para lograr alcanzar dicha competitividad como una administración y dirección organizacional eficiente y competente que tenga claridad de la dirección de la organización con enfoque a procesos, así como contar con personal apto para el desarrollo de sus funciones y alcanzar las metas y objetivos.
Junto a la buena calidad de administración de la alta dirección y la competencia laboral de los colaboradores, la tecnología es otro aspecto fundamental que contribuye a alcanzar los niveles de competitividad para que la organización obtenga y mantenga una posición de liderazgo en el mercado.
La tecnología abarca tanto los medios de producción, medios de distribución, infraestructura física de la organización y, por supuesto, la infraestructura para el manejo y almacenamiento de la información para lo cual se tienen los sistemas informáticos ERP (Enterprise Resource Planning).
Los ERP además sirven para la gestión administrativa y operativa del negocio, mediante la automatización de los procesos que facilitan la toma de decisiones y permitiendo obtener visibilidad y trazabilidad de la información a los niveles de detalle más pequeños posible en cualquier área de la empresa (lo que se conoce como granularización de la información).
En el área de Gestión de la Cadena de Suministro y Logística el uso de un software empresarial ERP es indispensable para el éxito pues juegan un papel vital en muchos procesos como la planificación de inventarios a niveles de aprovisionamiento; producción y distribución; relaciones con proveedores a nivel de selección, negociación, compras estratégicas y operativas; control de calidad; captura de pedidos de clientes e información histórica para la planificación de la demanda; manejo y control de inventarios en almacenes y centros de distribución; preparación de pedidos y rutas de entrega domiciliar a clientes; actualización y control de inventarios y activos del negocio; control contable y financiero; presupuestación multinivel del negocio; mantenimiento de planta; proyectos de negocio y relaciones con clientes.
¿Qué es un sistema ERP?
Un ERPes un sistema de gestión empresarial que centraliza y automatiza los procesos de una organización en una única plataforma. Permite integrar y administrar eficientemente áreas como contabilidad, finanzas, recursos humanos, compras, inventarios, producción y ventas, proporcionando una visión global y actualizada de la empresa. Su objetivo es mejorar la eficiencia, optimizar los recursos y facilitar la toma de decisiones informadas a través de la consolidación de datos, la automatización de tareas y la generación de informes.
Origen y evolución histórica de los ERP
La historia del origen de los ERP se remonta a principios de la década de los 60 en las instalaciones de la empresa International Business Machine (IBM) con la contratación del ingeniero de origen checoslovaco Joseph Orlicky, como gerente de control en la parte del ensamblaje de computadoras en donde se convirtió en un ingeniero y estudioso investigador de la automatización de los sistemas de producción.
Orlicky a quién podemos considerar como un gigante en el área de control de operaciones de producción y planificación de inventarios, fue muy avanzado a su época, un genio que entre otras cosas estableció los principios universales de la planificación integrada de inventarios que siguen vigentes hasta nuestra fecha y que son los pilares de la gestión de inventarios, y de la producción que luego se extendieron a los procesos de almacenamiento y distribución en las más modernas cadenas de suministros.
Uno de los principios claves que Orlicky menciona: “pronostíquese sólo lo que se debe y calcúlese todo lo demás”, este principio fue la base para iniciar el desarrollo tecnológico en los procesos automatizados de negocio.
De acuerdo con Orlicky lo único que debe pronosticarse es la demanda independiente, que es un concepto o una forma de referirse a la demanda que proviene de los consumidores o usuarios finales y “todo lo demás” se refiere a la demanda dependiente con lo cual se refiere a la que depende de un programa que puede ser de diferente naturaleza como, por ejemplo, las materias primas o componentes que dependen de un programa de producción (no debe calcularse a partir de consumos históricos.
Entonces, para calcular la demanda dependiente Orlicky crea MRP (Material Requirements Planning).
Como se observa en la Figura 1, previo a la innovación de MRP, los métodos de administración de inventarios utilizados a nivel empresarial eran de procedimientos de reposición como el punto de reorden (PRO) y otros métodos de revisión de inventarios como el Sistema P.
A mediados de la década de los 60, en 1965, IBM introduce Bill of Material Processor (BOMP) o Procesador de Lista de Materiales, un sistema que trabajaba con el recientemente desarrollado Disk Operating System 360 (DOS) o Sistema Operativo de Disco que generaba un cálculo de necesidades de materiales (conocido en El Salvador como “explosión de materiales” y que, aunque parezca difícil de creer todavía existen muchas empresas en nuestro país que trabajan con este concepto obsoleto.)
A fines de 1969, IBM introduce Database Organization and Maintenance Processor (DBOMP) y, aunque se presentó como un sistema para el manejo de inventarios a nivel industrial, rápidamente tuvo reconocimiento por sus aplicaciones a nivel de empresas comerciales. Para esa época la tecnología de procesamiento de información consistía en cintas magnéticas y tarjetas perforadas.
En este contexto de rápidos avances en la tecnología de la información y de la manufactura, liderados por IBM, en la mente de Orlicky y su equipo de trabajo nace un nuevo concepto, una nueva idea innovadora relacionada con el procesamiento de datos en tiempo real (real time process) y también enfocado en la industria manufacturera para la que trabajaba. Paralelamente y con la finalidad de mejorar la eficiencia en las operaciones de ensamble de IBM, en 1965 desarrolla un sistema informático conocido como Material Requirements Planning (MRP) el cual es considerado como el precursor de los ERP actuales.
MRP se convierte en la alternativa de BOMP dentro de IBM, sin embargo, las ideas innovadoras de Orlicky no encontraron apoyo dentro de IBM lo que ocasionó que posteriormente Orlicky y un equipo de 5 ingenieros, renunciaran a IBM. Estos últimos fundarían una nueva empresa que se llamaría Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung (“Sistemas, Aplicaciones y Productos en Procesamiento de Datos”), es decir, fundarían la ahora mundialmente reconocida SAP.
Los principales ERP en el mercado
Con la salida de estos 5 empleados de IBM en 1969 se sentaron las bases del mundo actual en materia de tecnología de procesamientos de datos y de procesos de gestión empresarial, como por ejemplo en el área de gestión de inventarios.
Para 1975, Orlicky publica su libro “Material Requirements Planning: The New Way of Life in Production and Inventory Management” (Planificación de Requerimientos de Materiales: La Nueva Forma de Vida en la Gestión de Producción e Inventarios) el cual no solamente fue un éxito en ventas, sino que se constituyó en un legado fundamental para la administración y en especial la planificación y control de inventarios.
Además, para ese año un amplio número de industrias en Estados Unidos habían adoptado MRP en un marcado detrimento de DBOMP de IBM y, además, decenas de principios de planificación establecidos por Orlicky estaban siendo estudiados o utilizados por las empresas.
Mientras tanto, cinco exempleados de IBM: Dietmar Hopp, Hasso Plattner, Claus Wellenreuther, Klaus Tschira y Hans-Werner Hector fundan la empresa SAP en 1972. En sus inicios, SAP se enfocó en desarrollar sistemas de software de gestión de datos en tiempo real en entornos empresariales., que era principalmente la idea que IBM no apoyó.
Para 1973 lanzan “Systemanalyse und Programmentwicklung” (Análisis de sistemas y desarrollo de programas), que más tarde se convirtió en el sistema SAP R1. La evolución comercial de SAP fue acompañada por la evolución tecnológica de sus programas destacando los lanzamientos de sus posteriores versiones SAP R2, SAP R3 .
R3 es la versión que SAP está migrando de la arquitectura “on premise” (orientada a objetos) hacia la arquitectura “software as a service” (cloud). La clave del famosísimo y exitoso R3, se refiere a los siguientes conceptos: R por tiempo real (real time), la característica desestimada por IBM, y el número 3 está relacionado con la arquitectura de programación en 3 capas: interfaz gráfica de usuario (conocida como SAP GUI), base de datos y capa de procesos (servidor de aplicaciones). Este fue el producto que posicionó a SAP en el camino a convertirse en la empresa más grande a nivel mundial por ventas en sistemas de gestión empresarial (ERP).
En 2015, SAP lanzó la más reciente versión de su sistema: SAP S/4 Hana es la versión de SAP R3 (o ECC) con un cambio tecnológicamente radical, consistente en la sustitución de la capa de datos en disco duro para ser almacenada en memoria, con lo cual SAP ha logrado aumentar exponencialmente la velocidad de sus transacciones.
El principal competidor de SAP es Oracle Corporation, la cual fue fundada en 1977 por Larry Ellison, Bob Miner y Ed Oates. Esta empresa inició con el desarrollo de software para bases de datos. Aunque Oracle desarrolló su propia suite de aplicaciones empresariales conocida como Oracle E-Business Suite, este ERP fue lanzado más tarde, en la década de 1990.
El enfoque de procesos usado en la creación de los ERP´s
SAP es una empresa revolucionaria a nivel mundial por múltiples innovaciones que han sido adoptadas en todo el mundo , desde la concepción del manejo de la información en tiempo real (R1, R2, R3), el uso o desarrollo de la interfaz gráfica de usuario único en su momento (SAP GUI), la sustitución de la capa de proceso es disco duro por memoria, pero también por el marcado uso del enfoque a procesos en su sistema ERP vigente incluso hasta en la última versión S/4 Hana (cloud), como el marcado uso de procesos (business process) para la capa de procesos de su programa.
Vamos a presentar algunas definiciones respecto a este concepto:
- Sistema: es un conjunto de elementos con relaciones de interacción e interdependencia entre ellos que les confieren entidad propia como un todo unificado. (recuperado de: htthttps://concepto.de/sistema/). Haciendo la analogía con un sistema empresarial, los procesos de negocio como finanzas, contabilidad, recursos humanos, cadena de suministro y logística, producción, marketing, mantenimiento, etc., están alineados para alcanzar los objetivos del sistema empresarial que son de naturaleza económica.
- Proceso: es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado. (recuperado de https://www.ujaen.es/servicios/archivo/sites/servicio_archivo/files/uploads/Calidad/Criterio5.pdf). Podemos decir que la razón de un proceso es producir un resultado.
- Mapa de procesos: El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los macroprocesos que realiza una organización. (recuperado de: https://www.esan.edu.pe/conexion-esan/que-es-el-mapa-de-procesos-de-la-organizacion)
- Jerarquía de procesos: son los niveles que componen cada una de las actividades determinadas para desarrollar tareas y dirigir una organización, comprende un mapa de procesos en los que se identifican los macroprocesos de negocio, sus procesos, sus subprocesos, sus procedimientos, las cuales tendrán que vincularse entre sí para alcanzar los resultados que la organización desea obtener.
La siguiente figura nos ilustra cómo es la jerarquía de procesos:
La jerarquía de procesos es el método de rigor que deben cumplir los sistemas informáticos, tanto los “enlatados” (SAP, Oracle, MS Dynamic, JD Edwards, etc.) o también cualquier desarrollo “in house” de software. Esto ha evolucionado incluso hasta la metodología Business Process Management (BPM) que ayuda a mejorar al diseño de los procesos de negocios y sirve como base para el mapeo de procesos en un entorno de desarrollo.
Demos un vistazo a la información que nos proporciona la interfaz gráfica de usuario que la versión ERP Central Component (ECC) de SAP nos muestra (ECC es la versión previa a S/4 HANA) en la cual se pueden identificar el desarrollo de la jerarquía de procesos.
En la figura 5, nos muestra el menú SAP en el cual se puede observar el mapa de proceso con los macroprocesos Finanzas, Logística, Contabilidad, Recursos Humanos.
Al abrir el macroproceso Logística encontramos múltiples procesos de negocio dentro los cuales podemos destacar: Materials Management, Ventas y Distribución, Warehouse Management, Producción, Mantenimiento, Calidad, Servicio al Cliente. Estos se aprecian en la figura siguiente:
Siguiendo con lo anterior, al abrir el proceso Materials Management, encontramos algunos subprocesos como: como Compras, MRP, Inventario Físico, Maestro de Materiales que se aprecian en la figura 7.
Luego, si examinamos el subproceso compras, encontramos los procedimientos: Orden de compra, requisición de compras, acuerdo de compra, solicitud de cotización (RFQ), etc. Se aprecian en la figura 8.
Al seguir con la misma secuencia, encontraremos en el procedimiento de orden de compra: las actividades de creación, modificación, visualización, copia de la orden de compra.
Como parte de la era digital, los ERP´s han migrado de la arquitectura tradicional de “cliente (que es la computadora del usuario) conectado a servidor” que es conocida como “on premise” a la arquitectura en la nube (cloud), eliminando servidores locales en las empresas y accesando mediante una arquitectura de web log on en lugar de cliente.
El impulso académico que realizan las principales compañías de ERPs del mundo
Desde 1988 SAP ha impulsado el acercamiento con instituciones académicas universitarias para fomentar por medio de la capacitación a profesores y alumnos en el conocimiento de su ERP por medio de prácticas académicas y la solución de casos de estudio en las aulas planteando el uso del ERP como ocurriría dentro de una empresa, como por medio de concursos internacionales en el que participan universidades que han firmado un contrato denominado Alianza Universitaria SAP. La Universidad Francisco Gavidia (UFG) es parte de esta alianza desde enero del 2023.
Otras empresas como Oracle Corporation cuentan con una alianza universitaria con características similares a las de SAP y mucho más recientemente la empresa Odoo (marzo 2023) ha iniciado un proceso de acercamiento a las universidades o a docentes universitarios, para ofrecerles una Alianza Universitaria como la que ya tiene SAP con la UFG.
Conclusión
En resumen, los sistemas ERP, como SAP, desempeñan un papel crucial en la gestión de la cadena de suministro y la logística. Estas soluciones tecnológicas automatizan los procesos y permiten la toma de decisiones informadas, ofreciendo visibilidad y trazabilidad de la información en todos los niveles de la empresa.
Desde su origen en IBM y la visión innovadora de Joseph Orlicky, los ERP han evolucionado constantemente para adaptarse a las necesidades cambiantes de las empresas y las tecnologías emergentes.
SAP, en particular, ha sido pionero en el desarrollo de sistemas ERP y ha revolucionado la forma en que las empresas gestionan sus operaciones. Desde sus primeras versiones, como SAP R1, hasta la actualidad con SAP S/4 Hana, SAP ha demostrado su capacidad para mantenerse a la vanguardia de la tecnología y ofrecer soluciones eficientes. Su enfoque en los procesos empresariales ha permitido una mejor alineación de las actividades empresariales y ha facilitado la optimización de las operaciones en todas las áreas funcionales.
En conclusión, los sistemas ERP, como SAP, son herramientas indispensables para mejorar la competitividad de las empresas en la gestión de la cadena de suministro y la logística. Estos sistemas brindan automatización, visibilidad y control en los procesos clave, lo que conduce a una toma de decisiones más efectiva y una mayor eficiencia operativa. Con su historia de innovación y enfoque en los procesos empresariales, SAP se ha posicionado como uno de los principales competidores en el mercado de los ERP, ofreciendo soluciones de vanguardia que impulsan el éxito de las organizaciones.
